Üye Veritabanını Sürekli Güncel Tutmalıyız Ama Nasıl?
Bir dernek için amaçlarını gerçekleştirmenin en önemli adımı kuşkusuz üyeleri ile kurduğu sağlıklı iletişimdir. Her üye derneğe üyelik işlemleri esnasında sizin onlardan talep ettiğiniz bilgileri üyelik veri tabanına işlenmek üzere size bildirmek zorundadır. Bu noktadan itibaren bu veriler üye veritabanında saklanarak ihtiyaç duyduğunuz her an üyelerinizle iletişim kurmak için kullanabileceğiniz şekilde tutulmalıdır. Zaman içerisinde üyelerinize ait iletişim bilgileri güncelliğini kaybedebilir. Güncel olmayan bir üye veritabanı sizin için harcanacak ekstra mesai anlamına gelse de aslında çok daha ciddi bir olayın habercisidir. Üyeleri ile iletişimi olmayan bir derneğin yaşamını sürdürmek için gerekli desteği bulabilmesi mümkün değildir. Bu nedenle üye veritabanı’nın güncel tutulması çok hayati bir konudur. Gelin bu yazımızda üye veritabanı konusuna derinlemesine eğilerek nasıl güncel tutabileceğimiz sorusuna birlikte cevap arayalım…
1. Geleneksel Yöntemler
Teknolojinin henüz bu denli gelişmediği birkaç on yıl önce şimdilerde adına geleneksel yöntem diyebileceğimiz bir yöntemle üye veritabanı güncel tutulabiliyordu. Bu yöntemde dernek yöneticisi elindeki üye bilgilerini teyit etmek amacıyla tüm üyeleri tek tek telefonla arayarak hem dernek – üye etkileşimini sağlıyor hem de iletişim ve diğer bilgilerin güncelliğini teyit ediyordu. Bu yöntem her ne kadar sağlıklı bir yöntem gibi görünse de aslında dernek yönetimi için ekstra kaynak yükü getiren ve yavaş ilerleyen bir sistem olduğundan artık kullanımda olduğu söylenemez.
2. Otomasyon
Aidango dernek yönetim yazılımı ile üye veritabanı güncelleme işlemleri çok daha kolay ilerlemektedir. Web siteniz üzerinden sisteme giriş yaparken sosyal medya hesaplarının kullanılabilmesi sayesinde, sisteme giriş yaparken üyeye ait tüm güncel veriler sosyal medya hesaplarından otomatik olarak güncellenerek üye veritabanı güncelliğini sağlamaktadır. Bu yöntem aynı zamanda üyeniz açısından da kullanıcı deneyimini üst seviyelere çıkarmaktadır.
3. Kendi Kendine Güncelleme
Derneğinize üye olan her şahıs kendisine sağlanan kullanıcı adı ve şifre ile web siteniz üzerinden giriş yapabilir ve profil, iletişim ve diğer bilgilerini güncelleyebilir, aidat ve bağış ödemesi yapabilir. Aidango tamamen özelleştirilebilen formlar ile üyelerinizden talep ettiğiniz tüm bilgileri her zaman güncelleyebilecekleri bir panel sunar. Bu sayede siz hiç zahmet etmeden her üye kendi bilgilerinin güncelliğini sağlayabilir.
Yukarıda bahsettiğimiz üç madde haricinde Aidango tarafından size sunulan pek çok kolaylık da bulunmaktadır. Bunlardan da kısaca bahsetmek gerekirse;
1. Aidango yönetim panelinizde yer alan iletişim modülünden üyelerinize mail ve sms gönderimi yapabilirsiniz. Bu mail ve sms gönderimleri sonucu sistem tarafından oluşturulan durum raporlarını inceleyerek hangi mail ya da telefon numarasının artık güncel olmadığını kolaylıkla saptayabilme şansına sahip olursunuz.
2. Derneğinizin organize ettiği etkinliklerde üyelerinizle bir araya geldiğinizde, etkinlik alanında bulunduracağınız bir cep telefonu ya da tablet bilgisayar sayesinde üyelerinize ait bilgileri güncelleme şansı yakalarsınız. Android ve iOS için geliştirilmiş uygulamalar sayesinde tüm cihazlardan sisteme erişerek istediğiniz işlemi yapabilme özgürlüğüne sahip olursunuz.
3. Aidango ile toplu güncelleme işlemi yaparak birden fazla üyenize ait verileri tek seferde güncelleme şansına sahipsiniz. Bununla beraber üyelerinize ait bilgiler özel güvenlik katmanları ile koruma altında tutulmaktadır.
4. Tüm bu güncel verilerden yola çıkarak üyelerinizi farklı kategorilere ayırabilir, bu kategorileri göz önünde bulundurarak özelleştirilmiş e-posta ve sms gönderebilirsiniz.
Bu yazımızda sizlere üye veritabanı ve Aidango dernek yazılımının üye veritabanı güncelleme işlemlerinde size sunduğu kolaylıklardan bahsettik. Aidango hakkında daha detaylı bilgi edinmek için bizimle iletişim kurmaktan çekinmeyin.
